Was tun bei Fachkräftemangel
Besonders in der IT kann der Fachkräftemangel zur Herausforderung werden. Was tun, wenn der eigene IT-Mitarbeiter/Mitarbeiterin gekündigt hat, ausfällt oder in Rente geht. Tatsache ist, dass kompetentes IT-Personal weder gut verfügbar noch zu vernünftigen Kosten rekrutieren ist oder gar beschäftigt werden kann. All das stellt für ein KMU früher oder später eine Herausforderung dar, derer sich viele Unternehmen erst bewusst werden, wenn’s (zu)spät ist. Heute sind rechtzeitige, innovative Ansätze gefragter den je.
Die IT gewinnt in einem Unternehmen laufend an Bedeutung und ist mittlerweile ein strategischer Erfolgsfaktor in den meisten Unternehmen, denn oft ist ein KMU Bestandteil einer übergeordneten Lieferkette mit hohen Abhängigkeiten zu Lieferanten und Kunden.
Meistens tragen heute nur wenige Personen die Gesamtverantwortung für die IT, inklusive der IT-Integration in die interne und externe Lieferkette. Die entsprechenden Risiken werden vor allem in kleinen und mittleren KMU’s massiv unterschätzt. Sie können aber mit einer nachhaltigen Strategie zwar nicht beseitigt aber denoch erheblich minimiert werden. Die Strategie muss aber lieber früher als später festgelegt und umgesetzt werden, bevor das Kind in den Brunnengefallen ist.
Die grundlegende Frage zur Festlegung einer IT-Strategie ist deren Beitrag zu effizienten internen Prozessen und dem Integrationsbedarf zu Kunden und Lieferanten. Dabei ist eine klare Differenzierung zwischen Anwendungsbereich und IT-Infrastrukturbereich dringend zu empfehlen. Daraus ergeben sich 2 völlig unterschiedliche Anforderungsprofile an die IT-Abteilung. Sie sind Ausgangslage für interessante Erkenntnisse und Ansätze.
Anwendungs-Software wie ERP, CRM oder spezielle Branchenlösungen sind Bausteine für die Unternehmens- und Integrationsprozesse und damit am Ende auch wichtige Bestandteile des Unternehmenserfolgs. Hier braucht es eine prozessorientierte zentrale Anwenderbetreuung mit Aufgaben wie erste Ansprechstelle oder Gatekeeping für die Datenverwaltung, das Support-Management, die Schulung und die laufende Optimierung.
Die IT-Infrastruktur beinhaltet vor allem Aufgaben in Bezug auf Arbeitsplätze, Netzwerke, Kommunikation, Sicherheit, Datenhaltung und Datenschutz. Hier entscheidet Zuverlässigkeit, Flexibilität, Mobilität und der Schutz z.B. vor Hackern. Diese Aufgaben sind hauptsächlich technischer Natur und bedingen Kompetenz hinsichtlich Kompatibilität, Leistungsfähigkeit, Standardisierung und System-Verfügbarkeit.
Während der Anwendungsbereich eine strategisch relevante Funktion des Unternehmens darstellt, hat die IT-Infrastruktur einen indirekten Einfluss auf die Wertschöpfung des Unternehmens, jedoch nicht auf dessen Kernkompetenz. Sie beinhaltet kein unternehmensspezifisches, dafür aber ein breites anspruchsvolles technisches Knowhow. Da sich die Halbwertszeit von technischem Knowhow in den letzten Jahren bekanntlich massiv verkürzt hat, bedeutet breites technisches Wissen vor allem einen hohen Weiterbildungsaufwand. Wird dieser vernachlässigt, verursacht das vermehrt alternde Technologie, wachsende Probleme bei Wartung und Pflege, Kompatibilitätprobleme, Sicherheitsrisiken(z.B. Hackerangriffe) und damit unnötig hohe Supportkosten inklusive frustrierter Benutzer.
Als Konsequenz muss der IT-Bereich in 2 unterschiedliche Stellen aufgeteilt werden, nämlich in eine anwendnungsrelevante Stelle und in eine Infrastruktur-Stelle. Für Anwendungen ist eine möglichst hohe unternehmensspezische Prozesskompetenzerforderlich, während der Infrastrukturbereich ein sehr breites technischen Knowhow erfordert. Differenzierte Investitionen in diesen Bereichen können sehr nachhaltig und profitabel sein.
Die Aufgaben und die Ansiedlung des Anwendungsbereichs in der IT muss hinterfragt werden. Wenn diese Aufgabe dem Controlling oder Prozessmanagement des Unternehmens zugeordnet wird, kann eine erheblich wirksamere Optimierung in Bezug auf Kosten und Nutzen erzielt und auch interne Schnittellen zwischen Abteilungen reduziert werden . Diese Fähigkeiten haben einen erheblichen Einfluss auf die Sicherstellung der Kernkompetenz des Unternehmens.
Im IT-Arbeitsbereich sind unterschiedlich spezialisierte Fachkompetenzen notwendig, damit geeignete neue, innovative Lösungen kosten- und nutzen optimiert integriert werden können. Einerseits überfordert die Vielfalt dieser Aufgabe immer mehr den internen Mitarbeiter/Mitarbeiterin (auch wenn er/sie das oft nicht wahrhaben will), andererseits ist die Auslastung vor allem beim Support nicht planbar und damit die verfügbaren Ressourcen immer entweder zu gering oder zu hoch, aber nie optimal.
Ein nachhaltiger Lösungsansatz
Eine nachhaltige unternehmerische Möglichkeit, die Informatikaufgaben in Anwendung und Technik aufzuteilen, ist unter Berücksichtigung der unternehmerischen Aufgaben und der immer anspruchsvolleren technischen Knowhow-Anforderungen sehr zu empfehlen. Dabei wird am besten der Anwendungsbereich von internen, eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umgesetzt und der technische Bereich an einen auf Outsourcing spezialisierten IT-Partner delegiert.
Der Anwendungsbereich kann von sogenannten Super-Usern meistens ohne spezielles IT-Wissen umgesetzt werden.
Beider Infrastruktur gewährleistet ein guter Outsourcing-Partner ein langfristig optimales IT-Setup. Üblicherweise wird vom Partner eine ausreichende Verfügbarkeit bei einem sich laufend ändernden Ressourcenbedarf erwartet sowie die Verrechnung ausschliesslich effektiv geleisteter Arbeit.
So gilt es «nur» noch, den richtigen Outsourcing-Partner zu finden. Für diese anspruchsvolle Akquise sollte man sich die notwendige Zeit nehmen. Strategischen IT-Partnerschaften bedürfen einer intensiven Analyse der lieferbaren Services und Supportmöglichkeiten (siehe auch Evaluation eines Outsourcing-Partners)
Was mit der Aufteilung von Lieferketten in unserer Wirtschaft erfolgreich umgesetzt wurde, funktioniert nachgewiesenermassen auch bei Informatik-Dienstleistungen. Man muss nicht immer alles selber machen, aber man muss den richtigen Partner finden. Damit ist dann auch die Herausforderung durch den IT-Fachkräftemangel mindestens für das eigene Unternehmen behoben und an den Partner delegiert, der seinen IT-Markt besser kennt.
g.laimbacher@laitec.ch(Beratung strategischer Einkauf)
