Make or Buy Entscheidungen in der IT sind in vielen KMUs heute eine Angelegenheit der IT-Abteilungen und der Fachbereiche. Durch die steigende unternehmerische Relevanz der IT muss sich hier aber die Geschäftsleitung involvieren und Verantwortung übernehmen. Dieser Beitrag beruht auf jahrelanger Erfahrung im Changemanagement und zeigt auf, was zu tun ist und wie man IT-Kosten und Geschäftsprozesse auch langfristig (noch) besser machen kann.
Viele KMU’s unterschätzen auch heute noch die Potentiale langfristig ausgerichteter IT-Konzepte und Strategien. Sie unterschätzen die Relevanz von standardisierten Hard- und Softwarekomponenten, beklagen hohe unkontrollierbare IT-Kosten und nicht planbare IT-Budgets. Der Grund ist immer Intransparenz, historische Vielfalt der IT-Infrastruktur und/oder der eingesetzten Software-Komponenten. All das führt zu hohen Wartungs- und Unterhaltskosten bei immer ineffizienteren Prozessen und teilweise unangenehmen Überraschungen bei der Budgetierung.
IT wird in der Führung oft immer noch als notwendiges Übel verurteilt und gern an die Fach- oder IT-Verantwortlichen delegiert. Die Konsequenzen werden zwar stetig beklagt aber die Herausforderung wird trotzdem nicht zur Chefsache erklärt. Relevante IT-Themen verhindern effizientes Arbeiten und die laufende Optimierung der Geschäftsprozesse und führt zum Stillstand. Das erhöht die Resignation und senkt die Motivation der Mitarbeiter. Sie führt früher oder später zu Frust und kann zu einem erhöhten Abgang der guten Mitarbeiter führen.
Was bedeutet IT für das Unternehmen?
Bei der IT handelt es sich nicht nur um Server und ein paar Rechner. Sie beinhaltet Netzwerke, Netzwerkkomponenten, Internetanbindung, Kommunikationtechnologien als auch Anwendungs- und Betriebssoftware-Lösungen. Kurzum, es handelt sich um das Skelett (Hardware) und die Muskeln (Software) des Unternehmens. All das funktioniert aber nur, wenn alle Komponenten übergreifend kompatibel und nach Bedarf aktualisierbar sind. Spätestens hier sind strategische Ziele und Entscheidungen unverzichtbar.
Die laufende Erneuerung des Unternehmens erfordert sematische und technische Kompetenzen auf allen Ebenen, von der Geschäftsführung bis zum Sachbearbeiter.
Ziel und Zweck der IT
Standardisierte IT-Infrastruktur, bestehend aus Arbeitsplätzen, Netzwerkkomponenten und Software bestehend aus Kommunikations-, Anwendungs- und Betriebssoftware-Lösungen sind heute Bestandteile jeder Wertschöpfung und damit elementarer Bestandteil des Unternehmens.
Bei der IT-Infrastruktur ist das Ziel eine möglichst hohe Standardisierung. Alle Rechner, Monitore, Telefone etc. müssen jederzeit 100% kompatibel sein. Das wird erreicht durch ein gezieltes IT-Sortiments-Management, worauf sich bereits heute einige IT-Anbietern spezialisiert haben. Damit wird eine maximale Wirtschaftlichkeit durch hohe Verfügbarkeit, wirtschaftliches Ersatzteilmanagement und kostensenkende Skaleneffekte sichergestellt.
Anwendungs- und Betriebssoftware müssen zum Unternehmen passen. Dabei sollte es sich um bewährte Standardlösungen handeln, die flexibel anpassbar und weitestgehend wartungsfrei sind. Sie müssen die Kernkompetenz des Unternehmens unterstützen und die Geschäftsprozesse optimal abbilden können. Probleme im Austausch von Hardware-Komponenten und Wartungsunterbrüche bei Versionsupdates (auch wenn diese über Nacht erfolgen) sind heute ein No-Go.
Was wird eingekauft und was muss selbst betrieben werden?
Wie bereits erwähnt, beinhaltet jede IT unterschiedliche Hard- und Softwarekomponenten. Dabei ist entscheidend, welche Komponenten einen direkten Beitrag zur Optimierung des Wertschöpfungsprozesses beitragen können und welche nicht.
Softwarekomponenten wie ERP-, CRM- oder Produktionssteuerungssysteme sind ein wichtiger Bestandteil des Wertschöpfungsprozesses ganz im Gegensatz zur IT-Infrastruktur, mit der man sich in einem schlanken Unternehmen definitiv nicht selber beschäftigen sollte. Das Knowhow bezüglich IT-Infrastruktur hat nichts mit unternehmerischer Kernkompetenz zu tun und soll an kompetente Partner ausgelagert werden, die genau hier ihre Expertise einbringen können - was aber leider oft immer noch ungern akzeptiert wird….
Langfristig werden die unternehmerischen Kompetenzen durch fähige Mitarbeiter und den optimalen Einsatz geeigneter Software sichergestellt. So wird die Produktqualität, die Produktions- und Produkt- und/oder Dienstelsitungskosten sowie die Lieferfähigkeit nachhaltig optimierbar.
Der Betrieb der IT-Infrastruktur sollte wie oben erwähnt an darauf spezialisierte Anbieter delegiert werden. Diese verfügen über die notwendigen Kompetenzen, weil das ihr Kerngeschäft ist. Investitionen in Hardware sollte aufgrund der kurzen technologisch bedingten Halbwärtszeiten vermieden und Kosten variabilisiert werden. Die Beschaffung und der Unterhalt der IT-Infrastruktur wird beim IT-Partner am besten als Dienstleistung (As-A-Service) und nicht als Investition bezogen. So wird nebst niedrigeren Gesamtkosten auch gleichzeitig sichergestellt, dass die IT-Infrastruktur jederzeit dem aktuellen Stand der Technik entspricht, da der Dienstleister das gleiche Interesse an möglichst niedrigen Kosten hat wie das Unternehmen selbst. Das bedingt jedoch, dass vorab eine klare Definition der Leistungsfähigkeit der IT-Infrastruktur vereinbart wird.
Wie kann eine schnelle und erfolgreiche Umsetzung realisiert werden?
Umsetzungen können umso eher beschleunigt werden, umso besser der Status-Quo der aktiven Prozesse und der Hard- und Softwarekomponenten bekannt ist. Oft können kurze Istanalysen die notwendige Transparenz schaffen. Für die Umsetzung muss sowohl der richtige IT-Partner gefunden als auch die gezielte Förderung der Fachbereiche resp. Mitarbeiter sichergestellt werden. Eigeninteressen und Selbstbeweihräucherungen haben hier keinen Platz. In der Konzeptphase sollten auch Berater mit entsprechendem Knowhow (die andere Sicht) beigezogen werden, die Erfahrung mit Veränderungen haben und helfen können, die Mitarbeiter gezielt zu involvieren.
Oft müssen auch alte Softwarelösungen durch leistungsfähige und wartungsfreie Lösungen ersetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass die entsprechenden Einstellungen und Veränderungen vor allem durch eigenes Personal erfolgt und nicht durch Berater, die man dann nicht mehr los wird.
In der Unternehmenskultur muss der Grundsatz gelten: Nach der Optimierung ist vor der Optimierung. Nur die laufende Verbesserung erhalten die Fitness für Veränderungen. Das gilt vor allem für ihre Mitarbeiter.
GAL / 04.07.2024
